لماذا يختلف رصيد المخزون عن الواقع؟

فرق المخزون ليس رقمًا واحدًا؛ هو أثر لحركة لم تُسجل في وقتها أو لم ترتبط بالمستند الصحيح. قد يكون استلامًا جزئيًا أو صرفًا بلا أمر أو تحويلًا لم يؤكده الموقع المستقبل.

ابدأ بتقسيم الحركة إلى استلام وصرف وتحويل وحجز ومرتجع وتسوية. لكل نوع، حدد من ينشئ المستند ومن ينفذه ومن يراجعه، ومتى يتغير الرصيد المتاح فعليًا.

الحجز من أكثر الأسباب إرباكًا. الرصيد الفعلي قد يكون موجودًا، لكنه غير متاح لطلب جديد. إذا لم يفرق النظام بين On-hand وReserved وAvailable، تبيع الشركة نفس الكمية مرتين ثم تظهر المشكلة في التجهيز.

المرتجعات أيضًا تحتاج حالة واضحة: مرتجع وصل ولم يُفحص، مرتجع صالح أعيد للمخزون، أو تالف يحتاج تسوية. إدخاله مباشرة في الرصيد يخلق توفرًا غير حقيقي.

لا تبدأ بتسوية شاملة تخفي السبب. اختَر أصنافًا سريعة الحركة، تتبع آخر الحركات، وقارن وقت المستند بوقت الحركة الفعلية. أصلح القاعدة والصلاحية ثم أعد الجرد.

الهدف ليس الوصول إلى صفر فروق ليوم واحد؛ بل بناء دورة تجعل كل فرق قابلًا للتفسير وتقلل تكراره.