من المعرفة
أي إجراء تبدأ بأتمتته أولًا؟
أفضل نقطة بداية ليست الإجراء الأكثر تعقيدًا، بل الإجراء المتكرر الذي يسبب انتظارًا وأخطاء ويمكن قياسه.
تنجح الأتمتة عندما تعالج انتظارًا واضحًا، لا عندما تحول الفوضى نفسها إلى شاشة. لذلك ابدأ بإجراء متكرر وله مدخلات معروفة ومالك قرار واضح.
قيّم كل إجراء بأربع درجات: عدد مرات التكرار، وقت الانتظار، تكلفة الخطأ، وإمكانية القياس. طلب شراء أو اعتماد خصم أو مصروف قد يكون أفضل من مشروع ضخم يبدأ باستثناءات لا تنتهي.
ارسم الحالة الحالية كما تحدث فعلًا، بما فيها WhatsApp والبريد والمكالمات. حدد أين تضيع البيانات، ومن يطارد الموافقة، وما الذي يحدث عند الرفض أو التأخير.
صمم أقل نسخة تحقق الأثر: نموذج منظم، قواعد تحويل، حالة واضحة، تنبيه، وسجل قرار. لا تضف عشرات الحقول لأن جمع البيانات ممكن؛ اجمع فقط ما يحتاجه القرار والخطوة التالية.
بعد الإطلاق، راقب زمن الدورة ونسبة الطلبات المعادة وعدد الحالات المتأخرة. إذا لم تتحسن هذه المؤشرات، فالمشكلة قد تكون في قاعدة الموافقة أو الدور أو البيانات وليس في الشاشة.
التوسع يأتي بعد ثبات الإجراء الأول. عندها تعيد استخدام Component الموافقة والتنبيه والسجل دون بناء كل Workflow من الصفر.